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Gestion des impayés, ayez les bons réflexes !

Tout entrepreneur risque de faire face à un impayé dans le cadre de son activité professionnelle, Au-delà des difficultés financières que cela peut engendrer, ce non-paiement des factures entraîne du travail supplémentaire pour le chef d'entreprise. Voici comment optimiser vos démarches pour le recouvrement des créances.

Comment réagit votre client ?

Une fois le retard de paiement constaté, il est nécessaire de prendre contact avec votre client par téléphone, courriel, ou courrier, selon les coordonnées que vous avez en votre possession. Idéalement, essayez de le joindre par téléphone, ce type de contact ayant l'avantage de la rapidité. Cependant, quelle que soit l'issue de cette conversation, doublez votre démarche par un écrit (courriel ou courrier). Il vous a dit qu'il vous paierait sous 15 jours ? Rappelez-lui ses engagements par écrit. Si au contraire, il ne vous a pas répondu, notez-le dans votre courrier pour que vos tentatives de règlement à l'amiable soient clairement indiquées, autant d'éléments qui se retourneront contre lui par la suite !

Qui est votre débiteur ?

Cette question est importante, car elle va avoir un impact sur les démarches qui vous seront ouvertes pour régler le conflit. En effet, s'il s'agit d'un professionnel, il va falloir vérifier la situation de la société. Est-elle en difficulté financière ? Est-ce qu'elle fait l'objet d'une procédure collective ? Pour vous prémunir contre les mauvais payeurs, il est important de vérifier régulièrement l'état de vos contractants professionnels, avant de signer avec eux, puis tout au long de vos relations contractuelles. Cela évite certains désagréments. Pour savoir si la société débitrice fait l'objet d'une procédure collective (redressement ou liquidation judiciaire), vous pouvez consulter des sites comme celui du BODACC (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Si un jugement d'ouverture d'un redressement ou d'une liquidation judiciaire est publié au BODACC, vous avez 2 mois à compter de cette publication pour déclarer votre créance au mandataire judiciaire ou au liquidateur qui est nommé pour gérer la procédure collective.

Que mettre dans votre courrier de réclamation ?

Un courrier de réclamation n'est pas nécessairement long, mais il est important que certains éléments y soient indiqués. Le plus simple est de faire une énumération chronologique des événements en rappelant les différentes étapes du différend :

  • Date du contrat ou de la signature du devis,
  • Jour de la livraison ou de la prestation,
  • Date de la facture litigieuse,
  • Échéance pour le paiement,

Vos tentatives de contacts (appel téléphonique et/ou courriel) avec le débiteur en précisant ses réponses et ses éventuels engagements.

Le courrier doit se terminer en constatant l'absence de règlement de la part du débiteur, malgré l'obligation de paiement qui pèse sur lui. Vous le mettez donc en demeure de vous payer la somme due sous 7 jours à compter de la réception du courrier. À ce stade, il est opportun d'adresser votre réclamation en lettre recommandée avec accusé de réception.

Faire appel à un tiers pour régler votre litige à l'amiable

L'intervention d'une personne extérieure qui jouera le rôle d'intermédiaire neutre peut permettre de régulariser des impayés. C'est le rôle des médiateurs et des conciliateurs que vous pouvez saisir gratuitement pour régler certains litiges entre professionnels (Médiateur des ​entreprises), et entre particuliers, ou entre particulier et professionnel (Conciliateur de jus​tice). Cette démarche présente plusieurs intérêts.

  • Elle est plus rapide qu'une procédure judiciaire, une conciliation dure en principe 3 mois maximum (article 129-2 du code de procédure civile).
  • Elle est gratuite et ne nécessite pas l'intervention d'un avocat.
  • Elle complètera le dossier de procédure présenté au juge si le débiteur ne paie pas à l'amiable.

Quand partir en procédure pour un impayé ?

La procédure judiciaire n'est pas la première solution à mettre en place. Comme nous l'avons vu, des contacts amiables doivent être envisagés avant. Pourquoi ? Parce que c'est également dans votre intérêt de privilégier un règlement amiable qui sera plus rapide et moins coûteux qu'une procédure. De plus, si vous devez partir en procédure, la saisine des tribunaux est, le plus souvent, soumise à la réalisation de démarches amiables. À défaut, votre demande pourra être déclarée irrecevable par les juges, car elle sera considérée comme prématurée. Enfin, toutes les tentatives de contact à l'amiable réalisées avant d'engager une procédure judiciaire seront autant d'éléments à faire valoir pour justifier de la mauvaise foi du débiteur devant les juges.

Vous avez désormais toutes les informations pour faire face aux impayés et gérer au mieux les démarches à engager, alors ne laissez plus filer les mauvais payeurs !

Emmanuelle Rouquette - Rédactrice juridique